Data Protection Policy

ALAN asbl – Maladies Rares Luxembourg
Politique de protection des données à caractère personnel

L’intégrité fait partie des valeurs cardinales d’ALAN asbl – Maladies Rares Luxembourg, dénommée ci-après « ALAN ». Elle s’applique également à la politique de protection des données à caractère personnel collectées par ALAN dans le cadre des différentes missions de l’association. Les données personnelles sont définies comme toute information qui permet de vous identifier directement ou indirectement, comme par exemple votre nom, votre adresse e-mail, un numéro de téléphone, une image, etc. (ci-après les « Données Personnelles »). Les Données Personnelles et leur traitement sont fonction de la relation que vous entretenez avec ALAN, en d’autres mots selon le « profil » auquel vous pourrez correspondre, comme détaillé ci-après.

Vous êtes donc concerné à partir du moment où vous visitez le site internet d’ALAN (ci-après le « Site »), vous faîtes appel à notre service de consultation psycho-social, vous êtes membre ou bénévole chez ALAN, vous avez fait un don à ALAN ou créé une collecte en ligne, vous êtes abonné à notre newsletter, vous participez aux événements organisés par ALAN, etc.

Les Données Personnelles peuvent être recueillies de différentes manières, telles que par l’intermédiaire du Site et des réseaux sociaux, des formulaires d’inscription, des contacts directs et téléphoniques, du courrier électronique et postal, de la réception de dons et d’autres transactions financières, ainsi que dans le cadre de toute autre relation de quelque nature qu’elle soit et qui vous lie à ALAN.

Nom et données de contact du responsable du traitement des données

En tant que responsable de traitement de données à caractère personnel, ALAN est tenue de respecter les obligations légales spécifiées par le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.
Pour toute question concernant le traitement de vos Données Personnelles effectué par ALAN, vous pouvez prendre contact avec le chargé de direction d’ALAN via les coordonnées suivantes :

ALAN asbl – Maladies Rares Luxembourg
Parc Luxite
13, rue de l’Innovation
L-1896 Kockelscheuer
Tél: (+352) 266 112 – 1
Fax: (+352) 266 112 – 27
E-mail: info@alan.lu

Vous êtes utilisateur du site internet d’ALAN

Qu’appelle-t-on des Données Personnelles et en quoi êtes-vous concerné ?

Les Données Personnelles vous concernant et que nous traitons lorsque vous naviguez sur notre Site peuvent inclure :

  • des données transmises techniquement lorsque vous accédez à ou naviguez sur notre Site, notamment des données obtenues par les recherches entreprises sur notre moteur de recherche ou par l’utilisation de cookies. Veuillez-vous référer à la clause spécifique de cette politique de confidentialité pour de plus amples informations sur les données collectées par l’utilisation de cookies [hyperlien vers page dédiée] ;
  • les logs serveurs incluant les adresses IP ;
  • des Données Personnelles que vous fournissez en remplissant le formulaire de contact sur notre Site (par exemple, votre nom, votre numéro de téléphone, votre adresse
    électronique ainsi que des informations liées à votre demande) ;
  • des Données Personnelles que vous fournissez en remplissant le formulaire d’adhésion sur notre Site (pour plus d’informations, veuillez-vous référer à la section « Vous êtes membre chez ALAN ») ;
  • des Données Personnelles que vous fournissez en remplissant le formulaire de donation sur notre Site (pour plus d’informations, veuillez-vous référer à la section « Vous êtes donateur chez ALAN ») ;
  • des Données Personnelles que vous fournissez en remplissant le formulaire de bénévole sur notre Site (pour plus d’informations, veuillez-vous référer à la section « Vous êtes bénévole chez ALAN ») ;
  • données de communication (par exemple, courriers électroniques envoyés ou reçus par nos systèmes informatiques, etc.) ; et
  • toute autre information fournie par vous (par exemple, les réponses à une enquête).

Qui a accès à vos Données Personnelles, où sont-elles stockées et pendant combien de temps ?

ALAN a adopté une charte de bonne conduite en matière de sécurité de l’information, signée par tous ses employés. Nous avons mis en place une politique d’accès aux Données Personnelles sur la base du strict besoin de savoir. Les partitions de serveur et les bases de données spécialement conçues pour les besoins de l’association sont paramétrées de sorte que seules les personnes autorisées y ont accès. L’infrastructure informatique est sécurisée grâce à des logiciels de protection régulièrement mis à jour et l’accès par les employés d’ALAN se fait grâce à des identifiants et des mots de passe personnels. Des copies de sauvegarde sont réalisées à intervalle régulier (une fois par jour). Le personnel d’ALAN et ses prestataires sous contrat sont tenus à une obligation de confidentialité et de sécurisation des données. En aucun cas, vos données ne sont échangées avec d’autres associations sans but lucratif ou organisations commerciales.

A quelle fin recueillons-nous vos Données Personnelles et sur quelle base légale ?

Nous recueillons vos données pour différentes raisons :

A. Aux fins de nos intérêts légitimes ou des intérêts légitimes de tiers, par exemple :

  • à des fins de résolution des « bugs », afin d’améliorer la performance du Site et d’identifier l’origine d’une panne ou l’auteur d’une intrusion ;
  • pour l’établissement de statistiques et l’analyse des tendances ;
  • pour la constatation, l’exercice et la défense de droits en justice ;
  • pour assurer la sécurité et la continuité de nos systèmes informatiques ; et
  • en cas de réorganisation, de fusion ou de cessation de nos activités.

B. Aux fins du respect des obligations légales

Nous pouvons traiter vos Données Personnelles lorsque cela est nécessaire pour le respect d’une obligation légale ou réglementaire à laquelle nous sommes soumis, notamment lors de la réponse à une demande du gouvernement ou des autorités dans le cadre d’une enquête.

C. Sur base de votre consentement

Dans la mesure où vous avez donné votre consentement au traitement de vos Données Personnelles, ce consentement servira de base légale pour le traitement y afférent.

Cela inclut le consentement que vous avez pu donner sur la possibilité d’être contacté au sujet de publications et communiqués, y compris par le biais de newsletters.

Ce consentement peut être retiré à tout moment en nous contactant aux coordonnées mentionnées ci-dessus, sans affecter la légalité du traitement fondé sur le consentement avant le retrait de ce dernier.

Divulgation de vos Données Personnelles à des tiers

Les destinataires suivants peuvent recevoir vos Données Personnelles :

  • des fournisseurs de services, y compris, mais non limité à, des conseillers légaux, des fournisseurs de services informatiques ou de gestion du Site qui traitent vos données sur nos instructions (par exemple WeAreQuattro, Google Analytics, Mailchimp, etc.) ;
  • des autorités gouvernementales, judiciaires ou de surveillance ;
  • les tiers impliqués dans la gestion des activités d’ALAN lors d’une réorganisation, fusion ou de cessation des activités ; et
  • toute administration compétente, autorité réglementaire ou autres parties tel que requis par la loi.

Vos Données Personnelles sont-elles transférées en dehors de l’Espace Economique Européen ?

Lorsque cela s’avèrera nécessaire pour la réalisation des finalités listées ci-dessus, ALAN pourra être amené à transférer les Données Personnelles vers des destinataires situés dans et hors de l’Espace Economique Européen (EEE). Les Données Personnelles peuvent être transférées vers les destinataires situés en dehors de l’EEE suivants :

  • Mailchimp, The Rocket Science Group, LLC, 675 Ponce de Leon Ave NE , Suite 5000, Atlanta, GA 30308 USA: il s’agit exclusivement des données concernant l’adhésion en tant que membre d’ALAN ainsi que l’abonnement à notre newsletter (veuillez-vous référer aux sections respectives pour plus d’informations) ;
  • Centre de données Google aux Etat-Unis, Singapore ou Chili.

Les Données Personnelles peuvent être transférées à un pays hors de l’EEE sur base du fait que la Commission européenne a décidé que ces pays assurent un niveau de protection adéquat. Certains pays dans lesquels des destinataires et sous-traitants peuvent être situés et auxquels des Données Personnelles peuvent être transférées peuvent cependant ne pas assurer le même niveau de protection des Données Personnelles que celui fourni dans l’EEE.

Des Données Personnelles transférées à des pays hors de l’EEE dans ces circonstances seront protégées par des mesures adéquates telles que les clauses contractuelles standards approuvées par la Commission européenne. Vous pouvez obtenir une copie de ces mesures de protection en nous contactant aux coordonnées mentionnées ci-dessus.

Vous êtes bénéficiaire du service de consultation d’ALAN

Qu’appelle-t-on des Données Personnelles et en quoi êtes-vous concerné ?

Si vous êtes bénéficiaire de notre service de consultation psycho-social, les Données Personnelles vous concernant et que nous traitons peuvent inclure :

  • les coordonnées (par exemple, nom, prénom, numéro de téléphone, adresse postale et électronique, sexe, nationalité, date de naissance, matricule, etc.) ;
  • des informations relatives à votre structure familiale et vos antécédents médicaux personnels et familiaux ;
  • nos notes de consultation et tout autre document nécessaire à vous offrir une prise en charge optimale ;
  • données de communication (par exemple, échange de lettres avec vous, courriers électroniques envoyés ou reçus par nos systèmes informatiques, etc.) ; et
  • toute autre information fournie par vous (par exemple, les réponses à une enquête).

Qui a accès à vos Données Personnelles, où sont-elles stockées et pendant combien de temps ?

ALAN a adopté une charte de bonne conduite en matière de sécurité de l’information, signée par tous ses employés. Nous avons mis en place une politique d’accès aux Données Personnelles sur la base du strict besoin de savoir. Les partitions de serveur et les bases de données spécialement conçues pour les besoins de l’association sont paramétrées de sorte que seules les personnes autorisées y ont accès. L’infrastructure informatique est sécurisée grâce à des logiciels de protection régulièrement mis à jour et l’accès par les employés d’ALAN se fait grâce à des identifiants et des mots de passe personnels. Des copies de sauvegarde sont réalisées à intervalle régulier (une fois par jour). Le personnel d’ALAN et ses prestataires sous contrat sont tenus à une obligation de confidentialité et de sécurisation des données. En aucun cas, vos données ne sont échangées avec d’autres associations sans but lucratif ou organisations commerciales.

Vos Données Personnelles recueillies dans le cadre de vos consultations psycho-sociales chez ALAN sont enregistrées dans une base de données sécurisée à laquelle seuls les membres de l’équipe de consultation et le directeur ont accès. Les notes manuscrites sont stockées dans une armoire sous clé dans les bureaux d’ALAN. L’accès à ces derniers est sécurisé et contrôlé. Les Données Personnelles concernant votre prise en charge par notre service de consultation sont conservées au maximum jusqu’à 10 ans après le décès de la personne concernée ou, le cas échéant, jusqu’à l’opposition explicite de la personne.

Vos Données Personnelles sont-elles transférées en dehors de l’Espace Economique Européen ?

Vos Données Personnelles ne seront pas transférées en dehors de l’Union Européenne.

A quelle fin recueillons-nous vos Données Personnelles et sur quelle base légale ?

Nous recueillons vos données pour différentes raisons :

A. Aux fins de l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont ALAN est investi :

Nous pouvons traiter vos Données Personnelles en vertu de l’exécution d’une mission d’intérêt public, en accord avec les missions officielles conférées à ALAN notamment par le ministère de la Santé. Ce traitement nous permet également de vous aider dans vos démarches sociales, de vous proposer un soutien psychologique optimal et de vous inviter à d’autres actions en conformité avec lesdites missions.

Des données anonymisées sont aussi utilisées à des fins statistiques et peuvent faire l’objet de publications et de rapports officiels qu’ALAN est tenu de rendre. Ces données seront toujours présentées sous forme globale et ne pourront jamais être mises en rapport avec votre personne.

B. Aux fins de nos intérêts légitimes ou des intérêts légitimes de tiers, par exemple :

  • pour la constatation, l’exercice et la défense de droits en justice ;
  • pour assurer la sécurité et la continuité de nos systèmes informatiques ; et
  • en cas de réorganisation, de fusion ou de cessation de nos activités.

C. Aux fins du respect des obligations légales

Nous pouvons traiter vos Données Personnelles lorsque cela est nécessaire pour le respect d’une obligation légale ou réglementaire à laquelle nous sommes soumis, notamment lors de la réponse à une demande du gouvernement ou des autorités dans le cadre d’une enquête.

Divulgation de vos Données Personnelles à des tiers

Les destinataires suivants peuvent recevoir vos Données Personnelles :

  • d’autres prestataires de soins de santé (par exemple votre médecin de famille ou un spécialiste chez qui vous êtes en consultation) ou de service de santé (par exemple le Laboratoire National de Santé) luxembourgeois ou européen. Cet échange de données mutuel se fait toujours sur la base du strict besoin de savoir et dans le but exclusif de pouvoir vous offrir une prise en charge psycho-socio-médicale optimale ;
  • des autorités gouvernementales, judiciaires ou de surveillance ;
  • les tiers impliqués dans la gestion des activités d’ALAN lors d’une réorganisation, fusion ou de cessation des activités ; et
  • toute administration compétente, autorité réglementaire ou autres parties tel que requis par la loi.

Vous êtes membre chez ALAN

Qu’appelle-t-on des Données Personnelles et en quoi êtes-vous concerné ?

Si vous êtes membre chez ALAN, les Données Personnelles vous concernant et que nous traitons peuvent inclure :

  • les coordonnées (par exemple, nom, prénom, numéro de téléphone, adresse postale et électronique, sexe, date de naissance, etc.) ;
  • si vous ou un membre direct de votre famille est concerné par une maladie rare ;
  • les noms et prénoms des enfants de la famille ainsi que leurs dates de naissance ;
  • données relatives à l’adhésion (par exemple, historique d’adhésion, statut de membre, etc.) ;
  • les photos et/ou vidéos qui peuvent être prises pendant des événements auxquels vous participez ;
  • données de communication (par exemple, échange de lettres avec vous, courriers électroniques envoyés ou reçus par nos systèmes informatiques, etc.) ; et
  • toute autre information fournie par vous (par exemple, les réponses à une enquête).

Qui a accès à vos Données Personnelles, où sont-elles stockées et pendant combien de temps ?

ALAN a adopté une charte de bonne conduite en matière de sécurité de l’information, signée par tous ses employés. Nous avons mis en place une politique d’accès aux Données Personnelles sur la base du strict besoin de savoir. Les partitions de serveur et les bases de données spécialement conçues pour les besoins de l’association sont paramétrées de sorte que seules les personnes autorisées y ont accès. L’infrastructure informatique est sécurisée grâce à des logiciels de protection régulièrement mis à jour et l’accès par les employés d’ALAN se fait grâce à des identifiants et des mots de passe personnels. Des copies de sauvegarde sont réalisées à intervalle régulier (une fois par jour). Le personnel d’ALAN et ses prestataires sous contrat sont tenus à une obligation de confidentialité et de sécurisation des données. En aucun cas, vos données ne sont échangées avec d’autres associations sans but lucratif ou organisations commerciales.

Les Données Personnelles concernant votre adhésion sont gérées par le personnel d’ALAN. Pour assurer le suivi de votre adhésion, ALAN fait appel à un prestataire de service externe spécialisé dans la gestion des Données Personnelles en conformité avec la législation européenne (Mailchimp) et qui gère les données nécessaires à cette fin. Les Données Personnelles concernant votre adhésion sont conservées jusqu’au retrait explicite de votre consentement, jusqu’au moment où vous quittez l’association ou 3 ans après le non-paiement de la cotisation annuelle.

Divulgation de vos Données Personnelles à des tiers

Les destinataires suivants peuvent recevoir vos Données Personnelles :

  • des fournisseurs de services, y compris, mais non limité à, des conseillers légaux, des fournisseurs de services informatiques ou de gestion du Site qui traitent vos données sur nos instructions (par exemple WeAreQuattro, Google Analytics, Mailchimp, etc.) ;
  • des autorités gouvernementales, judiciaires ou de surveillance ;
  • les tiers impliqués dans la gestion des activités d’ALAN lors d’une réorganisation, fusion ou de cessation des activités ; et
  • toute administration compétente, autorité réglementaire ou autres parties tel que requis par la loi.

A quelle fin recueillons-nous vos Données Personnelles et sur quelle base légale ?

Nous recueillons vos données pour différentes raisons :

A. Exécution d’un contrat

Nous traitons vos Données Personnelles dans le but de gérer votre demande d’adhésion. Cela inclut l’utilisation de vos Données Personnelles pour évaluer votre demande d’adhésion et pour remplir nos obligations liées à votre adhésion (par exemple, pour vous envoyer des invitations à des réunions ou événements, pour cibler nos invitations à des activités qui vous concernent spécifiquement, ainsi que vos enfants, pour la mise à jour de nos dossiers de membres, etc.).

Nous traitons également vos Données Personnelles dans le but de vous inscrire à un événement d’ALAN, de vous fournir des informations et des services pertinents, de vous envoyer des communications sur les événements auxquels vous vous êtes inscrit (par exemple, vous communiquer le lieu de l’événement), de répondre à vos questions ou demandes et de conserver les enregistrements de ces inscriptions.

B. Sur base de votre consentement

Dans la mesure où vous avez donné votre consentement au traitement de vos Données Personnelles, ce consentement servira de base légale pour le traitement y afférent.

Cela inclut le consentement que vous avez pu donner sur la possibilité d’être contacté au sujet de publications et communiqués, y compris par le biais de newsletters.

Ce consentement peut être retiré à tout moment en nous contactant aux coordonnées mentionnées ci-dessus, sans affecter la légalité du traitement fondé sur le consentement avant le retrait de ce dernier.

C. Aux fins de nos intérêts légitimes ou des intérêts légitimes de tiers, par exemple :

  • pour conserver une trace appropriée de toute communication avec les membres d’ALAN;
  • pour conserver une trace appropriée de tous les membres, partenaires commerciaux et/ou autres personnes participant à un événement organisé par ALAN ;
  • pour la constatation, l’exercice et la défense de droits en justice ;
  • pour assurer la sécurité et la continuité de nos systèmes informatiques ; et
  • en cas de réorganisation, de fusion ou de cessation de nos activités.

D. Aux fins du respect des obligations légales

Nous pouvons traiter vos Données Personnelles lorsque cela est nécessaire pour le respect d’une obligation légale ou réglementaire à laquelle nous sommes soumis, notamment lors de la réponse à une demande du gouvernement ou des autorités dans le cadre d’une enquête.

Vos Données Personnelles sont-elles transférées en dehors de l’Espace Economique Européen ?

Lorsque cela s’avèrera nécessaire pour la réalisation des finalités listées ci-dessus, ALAN pourra être amené à transférer les Données Personnelles vers des destinataires situés dans et hors de l’Espace Economique Européen (EEE). Les Données Personnelles peuvent être transférées vers les destinataires situés en dehors de l’EEE suivants :

  • Mailchimp, The Rocket Science Group, LLC, 675 Ponce de Leon Ave NE , Suite 5000, Atlanta, GA 30308 USA

Les Données Personnelles peuvent être transférées à un pays hors de l’EEE sur base du fait que la Commission européenne a décidé que ces pays assurent un niveau de protection adéquat.

Certains pays dans lesquels des destinataires et sous-traitants peuvent être situés et auxquels des Données Personnelles peuvent être transférées peuvent cependant ne pas assurer le même niveau de protection des Données Personnelles que celui fourni dans l’EEE.

Des Données Personnelles transférées à des pays hors de l’EEE dans ces circonstances seront protégées par des mesures adéquates telles que les clauses contractuelles standards approuvées par la Commission européenne. Vous pouvez obtenir une copie de ces mesures de protection en nous contactant aux coordonnées mentionnées ci-dessus.

Vous êtes donateur chez ALAN

Qu’appelle-t-on des Données Personnelles et en quoi êtes-vous concerné ?

Si vous êtes donateur chez ALAN, les Données Personnelles vous concernant et que nous traitons peuvent inclure :

  • les coordonnées (par exemple, nom, prénom, adresse postale et électronique, sexe, etc.) ;
  • données techniques liées à la transaction financière de votre don (par exemple le moyen de payement, le numéro de compte donneur, etc.) ;
  • le montant de votre don et toute information y relative pour faire valoir votre droit à une déduction d’impôts ;
  • en cas de collecte organisée, la raison de la collecte ;
  • les photos et/ou vidéos qui peuvent être prises pendant des événements auxquels vous participez ;
  • données de communication (par exemple, échange de lettres avec vous, courriers électroniques envoyés ou reçus par nos systèmes informatiques, etc.) ; et
  • toute autre information fournie par vous (par exemple, les réponses à une enquête).

Qui a accès à vos Données Personnelles, où sont-elles stockées et pendant combien de temps ?

ALAN a adopté une charte de bonne conduite en matière de sécurité de l’information, signée par tous ses employés. Nous avons mis en place une politique d’accès aux données personnelles sur la base du strict besoin de savoir. Les partitions de serveur et les bases de données spécialement conçues pour les besoins de l’association sont paramétrées de sorte que seules les personnes autorisées y ont accès. L’infrastructure informatique est sécurisée grâce à des logiciels de protection régulièrement mis à jour et l’accès par les employés d’ALAN se fait grâce à des identifiants et des mots de passe personnels. Des copies de sauvegarde sont réalisées à intervalle régulier (une fois par jour). Le personnel d’ALAN et ses prestataires sous contrat sont tenus à une obligation de confidentialité et de sécurisation des données. En aucun cas, vos données ne sont échangées avec d’autres associations sans but lucratif ou organisations commerciales.

Les informations relatives à la réception de dons sont gérées par le personnel d’ALAN. En cas de collecte organisée, les informations concernant vos données de contact ainsi que le montant donné sont partagées avec la personne physique ou morale ayant lancée la collecte. Les Données Personnelles concernant votre don sont conservées pendant une durée de 10 ans après la clôture de l’exercice budgétaire.

A quelle fin recueillons-nous vos Données Personnelles et sur quelle base légale ?

Nous recueillons vos données pour différentes raisons :

A. Aux fins de nos intérêts légitimes ou des intérêts légitimes de tiers, par exemple :

  • pour gérer les dons que vous avez envoyés à ALAN, y compris pour vous envoyer vous envoyez une lettre de remerciement et le reçu fiscal ;
  • pour l’établissement de statistiques et l’analyse des tendances ;
  • pour la constatation, l’exercice et la défense de droits en justice ;
  • pour assurer la sécurité et la continuité de nos systèmes informatiques ; et
  • en cas de réorganisation, de fusion ou de cessation de nos activités.

B. Aux fins du respect des obligations légales

Nous pouvons traiter vos Données Personnelles lorsque cela est nécessaire pour le respect d’une obligation légale ou réglementaire à laquelle nous sommes soumis, notamment lors de la réponse à une demande du gouvernement ou des autorités dans le cadre d’une enquête.

Divulgation de vos Données Personnelles à des tiers

Les destinataires suivants peuvent recevoir vos Données Personnelles :

  • des fournisseurs de services, y compris, mais non limité à, des conseillers légaux, des fournisseurs de services informatiques ou de gestion du Site qui traitent vos données sur nos instructions (par exemple WeAreQuattro, Google Analytics, etc.) ;
  • le collecteur de fonds en cas de collecte organisée ;
  • des autorités gouvernementales, judiciaires ou de surveillance ;
  • les tiers impliqués dans la gestion des activités d’ALAN lors d’une réorganisation, fusion ou de cessation des activités ; et
  • toute administration compétente, autorité réglementaire ou autres parties tel que requis par la loi.

Vos Données Personnelles sont-elles transférées en dehors de l’Espace Economique Européen ?

Vos Données Personnelles ne seront pas transférées en dehors de l’Union Européenne.

Vous êtes bénévole chez ALAN

Qu’appelle-t-on des Données Personnelles et en quoi êtes-vous concerné ?

Si vous êtes bénévole chez ALAN, les Données Personnelles vous concernant et que nous traitons peuvent inclure :

  • les coordonnées (par exemple, nom, prénom, numéro de téléphone, adresse postale et électronique, sexe, date de naissance, etc.) ;
  • le type d’activité que vous préférez effectuer en tant que bénévole d’ALAN ;
  • les photos et/ou vidéos qui peuvent être prises pendant des événements auxquels vous participez ;
  • données de communication (par exemple, échange de lettres avec vous, courriers électroniques envoyés ou reçus par nos systèmes informatiques, etc.) ; et
  • toute autre information fournie par vous (par exemple, les réponses à une enquête).

Qui a accès à vos Données Personnelles, où sont-elles stockées et pendant combien de temps ?

ALAN a adopté une charte de bonne conduite en matière de sécurité de l’information, signée par tous ses employés. Nous avons mis en place une politique d’accès aux données personnelles sur la base du strict besoin de savoir. Les partitions de serveur et les bases de données spécialement conçues pour les besoins de l’association sont paramétrées de sorte que seules les personnes autorisées y ont accès. L’infrastructure informatique est sécurisée grâce à des logiciels de protection régulièrement mis à jour et l’accès par les employés d’ALAN se fait grâce à des identifiants et des mots de passe personnels. Des copies de sauvegarde sont réalisées à intervalle régulier (une fois par jour). Le personnel d’ALAN et ses prestataires sous contrat sont tenus à une obligation de confidentialité et de sécurisation des données. En aucun cas, vos données ne sont échangées avec d’autres associations sans but lucratif ou organisations commerciales.

Les données concernant votre bénévolat sont gérées par le personnel d’ALAN. Elles sont conservées jusqu’au moment de votre opposition explicite ou après 5 ans sans manifestation d’intérêt.

Divulgation de vos Données Personnelles à des tiers

Nous pouvons traiter vos Données Personnelles lorsque cela est nécessaire pour le respect d’une obligation légale ou réglementaire à laquelle nous sommes soumis, notamment lors de la réponse à une demande du gouvernement ou des autorités dans le cadre d’une enquête.

Les destinataires suivants peuvent recevoir vos Données Personnelles :

  • des fournisseurs de services, y compris, mais non limité à, des conseillers légaux, des fournisseurs de services informatiques ou de gestion du Site qui traitent vos données sur nos instructions (par exemple WeAreQuattro, Google Analytics, etc.) ;
  • des autorités gouvernementales, judiciaires ou de surveillance ;
  • les tiers impliqués dans la gestion des activités d’ALAN lors d’une réorganisation, fusion ou de cessation des activités ; et
  • toute administration compétente, autorité réglementaire ou autres parties tel que requis par la loi.

A quelle fin recueillons-nous vos Données Personnelles et sur quelle base légale ?

Nous recueillons vos données pour différentes raisons :

A. Exécution d’un contrat

Nous traitons vos Données Personnelles dans le but de gérer votre demande de bénévolat. Cela inclut l’utilisation de vos données personnelles pour évaluer votre demande de bénévolat et pour remplir nos obligations liées à votre engagement bénévole (par exemple, pour vous envoyer des invitations à des réunions ou événements, pour cibler nos invitations à des activités qui vous concernent spécifiquement, pour la mise à jour de nos dossiers de bénévoles, etc.).

Nous traitons également vos Données Personnelles dans le but de vous inscrire à un événement d’ALAN, de vous fournir des informations et des services pertinents, de vous envoyer des communications sur les événements auxquels vous vous êtes inscrit (par exemple, vous communiquer le lieu de l’événement), de répondre à vos questions ou demandes et de conserver les enregistrements de ces inscriptions.

B. Sur base de votre consentement

Dans la mesure où vous avez donné votre consentement au traitement de vos Données Personnelles, ce consentement servira de base légale pour le traitement y afférent.

Cela inclut le consentement que vous avez pu donner sur la possibilité d’être contacté au sujet de publications et communiqués, y compris par le biais de newsletters.

Ce consentement peut être retiré à tout moment en nous contactant aux coordonnées mentionnées ci-dessus, sans affecter la légalité du traitement fondé sur le consentement avant le retrait de ce dernier.

C. Aux fins de nos intérêts légitimes ou des intérêts légitimes de tiers, par exemple :

  • pour conserver une trace appropriée de toute communication avec les bénévoles d’ALAN;
  • pour conserver une trace appropriée de tous les bénévoles, partenaires commerciaux et/ou autres personnes participant à un événement organisé par ALAN ;
  • pour la constatation, l’exercice et la défense de droits en justice ;
  • pour assurer la sécurité et la continuité de nos systèmes informatiques ; et
  • en cas de réorganisation, de fusion ou de cessation de nos activités.

D. Aux fins du respect des obligations légales

Vos Données Personnelles sont-elles transférées en dehors de l’Espace Economique Européen ?

Vos Données Personnelles ne seront pas transférées en dehors de l’Union Européenne.

Vous êtes inscrits à la newsletter d’ALAN

Qu’appelle-t-on des Données Personnelles et en quoi êtes-vous concerné ?

  • les coordonnées (nom, prénom et adresse électronique) ;
  • suivi des ouvertures et des clics ;
  • données de communication (par exemple, courriers électroniques envoyés ou reçus par nos systèmes informatiques, etc.) ; et
  • toute autre information fournie par vous (par exemple, les réponses à une enquête).

Qui a accès à vos Données Personnelles, où sont-elles stockées et pendant combien de temps ?

ALAN a adopté une charte de bonne conduite en matière de sécurité de l’information, signée par tous ses employés. Nous avons mis en place une politique d’accès aux données personnelles sur la base du strict besoin de savoir. Les partitions de serveur et les bases de données spécialement conçues pour les besoins de l’association sont paramétrées de sorte que seules les personnes autorisées y ont accès. L’infrastructure informatique est sécurisée grâce à des logiciels de protection régulièrement mis à jour et l’accès par les employés d’ALAN se fait grâce à des identifiants et des mots de passe personnels. Des copies de sauvegarde sont réalisées à intervalle régulier (une fois par jour). Le personnel d’ALAN et ses prestataires sous contrat sont tenus à une obligation de confidentialité et de sécurisation des données. En aucun cas, vos données ne sont échangées avec d’autres associations sans but lucratif ou organisations commerciales.

Toutes les données relatives à la finalité de l’information via la newsletter d’ALAN sont gérées par le personnel d’ALAN, ceci jusqu’au moment du retrait de votre consentement ou de votre opposition explicite, selon le cas qui s’applique. Pour l’envoi de la newsletter par voie électronique, ALAN fait appel à un prestataire de service externe spécialisé dans la gestion des données personnelles en conformité avec la législation européenne (Mailchimp) et qui gère les données nécessaires à cette fin. Ces données sont conversées pendant une durée de 10 ans après le dernier envoi d’une newsletter.

A quelle fin recueillons-nous vos Données Personnelles et sur quelle base légale ?

Nous recueillons vos données pour différentes raisons :

A. Sur base de votre consentement

Dans la mesure où vous avez donné votre consentement au traitement de vos Données Personnelles, ce consentement servira de base légale pour le traitement y afférent.

Cela inclut le consentement que vous avez pu donner sur la possibilité d’être contacté au sujet de publications et communiqués, y compris par le biais de newsletters.

Ce consentement peut être retiré à tout moment en nous contactant aux coordonnées mentionnées ci-dessus, sans affecter la légalité du traitement fondé sur le consentement avant le retrait de ce dernier.

B. Aux fins de nos intérêts légitimes ou des intérêts légitimes de tiers, par exemple :

  • pour l’établissement de statistiques et l’analyse des tendances ;
  • pour la constatation, l’exercice et la défense de droits en justice ;
  • pour assurer la sécurité et la continuité de nos systèmes informatiques ; et
  • en cas de réorganisation, de fusion ou de cessation de nos activités.

C. Aux fins du respect des obligations légales

Nous pouvons traiter vos Données Personnelles lorsque cela est nécessaire pour le respect d’une obligation légale ou réglementaire à laquelle nous sommes soumis, notamment lors de la réponse à une demande du gouvernement ou des autorités dans le cadre d’une enquête.

Divulgation de vos Données Personnelles à des tiers

Les destinataires suivants peuvent recevoir vos Données Personnelles :

  • es fournisseurs de services, y compris, mais non limité à, des conseillers légaux, des fournisseurs de services informatiques ou de gestion du Site qui traitent vos données sur nos instructions (par exemple WeAreQuattro, Mailchimp, Google Analytics, etc.) ;
  • des autorités gouvernementales, judiciaires ou de surveillance ;
  • les tiers impliqués dans la gestion des activités d’ALAN lors d’une réorganisation, fusion ou de cessation des activités ; et
  • toute administration compétente, autorité réglementaire ou autres parties tel que requis par la loi.

Vos Données Personnelles sont-elles transférées en dehors de l’Espace Economique Européen ?

Lorsque cela s’avèrera nécessaire pour la réalisation des finalités listées ci-dessus, ALAN pourra être amené à transférer les Données Personnelles vers des destinataires situés dans et hors de l’Espace Economique Européen (EEE). Les Données Personnelles peuvent être transférées vers les destinataires situés en dehors de l’EEE suivants :

  • Mailchimp, The Rocket Science Group, LLC, 675 Ponce de Leon Ave NE , Suite 5000, Atlanta, GA 30308 USA
  • Centre de données Google aux Etat-Unis, Singapore ou Chili.

Les Données Personnelles peuvent être transférées à un pays hors de l’EEE sur base du fait que la Commission européenne a décidé que ces pays assurent un niveau de protection adéquat.

Certains pays dans lesquels des destinataires et sous-traitants peuvent être situés et auxquels des Données Personnelles peuvent être transférées peuvent cependant ne pas assurer le même niveau de protection des Données Personnelles que celui fourni dans l’EEE.

Des Données Personnelles transférées à des pays hors de l’EEE dans ces circonstances seront protégées par des mesures adéquates telles que les clauses contractuelles standards approuvées par la Commission européenne. Vous pouvez obtenir une copie de ces mesures de protection en nous contactant aux coordonnées mentionnées ci-dessus.

Avez-vous l’obligation de fournir vos Données Personnelles ?

Dans le contexte de prestations de service et de nos activités, vous ne devez nous fournir que les Données Personnelles qui nous sont nécessaires pour répondre à vos demandes. Cependant, nous attirons votre attention que sans certaines de ces Données Personnelles, nous ne serons pas en mesure de répondre correctement à vos demandes, ou certaines parties du Site pourront être inaccessibles.

Dans quelle mesure faisons-nous usage de décisions automatiques et de profilage ?

De manière générale, nous n’utilisons pas la prise de décision automatisée ou le profilage individuel dans le cadre de notre relation avec vous. Si nous devions user d’un tel traitement dans une situation particulière et dans la mesure où nous serions légalement tenus de le faire, nous vous en informerions séparément.

Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Droit à l’information, à la rectification, à l’effacement et à la limitation du traitement

Vous pouvez obtenir gratuitement, à des intervalles raisonnables et dans les meilleurs délais, la communication de vos Données Personnelles qui sont traitées ainsi que toutes informations sur l’origine de ces Données Personnelles.

Vous avez également le droit de rectifier les Données Personnelles inexactes que nous détiendrions vous concernant.

Dans les cas où (i) l’exactitude des Données Personnelles est contestée, (ii) le traitement est illégal, ou (iii) si vous vous êtes opposé au traitement de vos Données Personnelles, vous pouvez demander la restriction du traitement de ces Données Personnelles. Cela signifie que les Données Personnelles, à l’exception du stockage, ne seront traitées qu’avec ou pour l’établissement, l’exercice ou la défense de droits, pour la protection des droits d’une autre personne physique ou morale ou pour des raisons d’intérêt public important de l’Union Européenne ou d’un État membre de l’UE. Dans le cas où un traitement est restreint, vous serez informé avant la levée de la restriction du traitement.

Vous pouvez demander la suppression des Données Personnelles vous concernant, ce dans les meilleurs délais, lorsque l’utilisation ou le traitement de ces Données Personnelles n’est plus nécessaire aux fins décrites ci-dessus, et notamment lorsque le consentement relatif à un traitement spécifique a été retiré ou lorsque le traitement n’est pas ou plus légal pour d’autres raisons.

Droit de vous opposer au traitement

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos Données Personnelles, qui est justifié par notre intérêt légitime ou celui d’un tiers. Dans un tel cas, nous ne traiterons plus vos Données Personnelles, à moins que nous ayons des motifs légitimes et impérieux pour ce traitement qui outrepassent vos intérêts, vos droits et vos libertés, ou pour l’établissement, l’exercice ou la défense de revendications légales.

Votre droit d’opposition n’est lié à aucune autre formalité que de le faire savoir à l’adresse mail ci-dessus.

Droit de retirer votre consentement

Si le traitement des Données Personnelles est basé sur le consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela n’affecte la légalité du traitement basé sur le consentement avant son retrait. Le retrait n’affecte que le traitement ultérieur.

Droit de récupérer vos Données Personnelles

Lorsque le traitement de données est basé sur le consentement ou des finalités légitimes et que le traitement est effectué par des moyens automatisés, vous avez également le droit de récupérer les Données Personnelles et les informations que vous nous avez fournies – cela signifie que vous pouvez obtenir une copie de vos Données Personnelles dans un format lisible et couramment utilisé afin de pouvoir les gérer et les transmettre à un autre responsable de traitement.

Droit de déposer une réclamation

Dans le cas où vous souhaiteriez déposer une plainte sur la façon dont nous traitons vos Données Personnelles, vous pouvez nous contacter en premier lieu à l’adresse e-mail indiqué ci-dessus.

Nous nous efforcerons de traiter votre demande dans les meilleurs délais, ce sans préjudice de votre droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données luxembourgeoise (la Commission Nationale pour la Protection des Données – www.cnpd.lu) ou d’une autre autorité européenne de protection des données (p.ex. dans votre pays de résidence) dans le cas où vous auriez des doutes sur le traitement de vos Données Personnelles.

Modification de cette politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de confidentialité de temps en temps pour nous assurer que vous êtes pleinement informé de toutes les activités de traitement et de notre conformité à la législation applicable en matière de protection des données. Vous serez informé des modifications apportées à cette politique de confidentialité par tous moyens appropriés.

Cookies

Si vous visitez notre Site, des données d’identification électronique sont enregistrées pour vous garantir la meilleure expérience de navigation. L’utilisation de « cookies » requiert votre consentement préalable et permet d’analyser le comportement de navigation des internautes, nous permettant d’améliorer l’ergonomie et la pertinence de nos contenus. Vous pouvez accéder à notre politique cookies ici.

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